Xung quanh vấn đề nhận diện, xác lập và bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ trong hoạt động doanh nghiệp, Ban biên tập có cuộc trao đổi với Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc, Đoàn Luật sư TP.HCM, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam - Singapore.
Doanh nghiệp cần biết mình đang sở hữu tài sản gì
- Thưa Luật sư, trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp thường có những loại tài sản sở hữu trí tuệ nào? Nhãn hiệu, tên thương mại, quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, sáng chế và bí mật kinh doanh khác nhau ra sao?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Trước hết, doanh nghiệp cần thay đổi cách nhìn về sở hữu trí tuệ. Đây không phải là vấn đề chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp đi đăng ký một nhãn hiệu hay khi phát sinh tranh chấp, mà tồn tại xuyên suốt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Tùy lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể sở hữu hoặc khai thác nhiều nhóm tài sản trí tuệ khác nhau. Có thể kể đến quyền tác giả và quyền liên quan đối với các tác phẩm, nội dung, hình ảnh, phần mềm; quyền sở hữu công nghiệp như nhãn hiệu, sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, tên thương mại, bí mật kinh doanh; trong một số lĩnh vực còn có quyền đối với giống cây trồng.
Điểm quan trọng là mỗi loại tài sản có cơ chế xác lập và phạm vi bảo hộ khác nhau. Có những quyền phát sinh mà không phụ thuộc vào thủ tục đăng ký; có những đối tượng về nguyên tắc phải thực hiện thủ tục đăng ký để xác lập quyền. Tên thương mại lại gắn với quá trình sử dụng hợp pháp, trong khi bí mật kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào việc doanh nghiệp có được thông tin hợp pháp và có thực hiện các biện pháp cần thiết để giữ bí mật hay không.
Vì vậy, bước đầu tiên không phải là hỏi “đăng ký ở đâu”, mà phải kiểm kê và phân loại đúng tài sản doanh nghiệp đang có. Xác định đúng đối tượng thì mới lựa chọn được công cụ pháp lý phù hợp để bảo vệ.
Sử dụng thương hiệu nhiều năm chưa chắc đã đủ an toàn
- Một doanh nghiệp đã sử dụng tên và logo trong nhiều năm nhưng chưa đăng ký nhãn hiệu. Nếu một chủ thể khác nộp đơn đăng ký trước thì doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro nào?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Việc một tên gọi, logo đã được sử dụng trong thực tế kinh doanh không nên được đồng nhất với việc doanh nghiệp đương nhiên có đầy đủ cơ sở pháp lý để bảo vệ dấu hiệu đó dưới tư cách nhãn hiệu.
Doanh nghiệp phải phân biệt giữa việc sử dụng một dấu hiệu trên thị trường với việc xác lập quyền đối với nhãn hiệu theo cơ chế pháp luật. Khi xảy ra tranh chấp, thời điểm nộp đơn, quá trình sử dụng, chứng cứ liên quan và từng tình huống cụ thể đều có ý nghĩa quan trọng.
Nếu doanh nghiệp đầu tư rất lớn cho một thương hiệu nhưng không có chiến lược bảo hộ phù hợp, rủi ro có thể không chỉ dừng lại ở một vụ tranh chấp. Doanh nghiệp có thể phải thay đổi tên, logo, bao bì, biển hiệu, hệ thống nhận diện, tên miền hoặc các tài liệu marketing đã sử dụng nhiều năm. Chi phí thay đổi trong trường hợp đó có thể rất lớn, chưa kể ảnh hưởng đến uy tín và khả năng nhận diện của khách hàng.
Do đó, trước khi đầu tư mạnh cho một thương hiệu, doanh nghiệp nên thực hiện việc tra cứu, đánh giá khả năng bảo hộ và xây dựng chiến lược đăng ký phù hợp với sản phẩm, dịch vụ cũng như thị trường dự kiến khai thác.
- Như vậy, có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũng chưa đồng nghĩa tên thương hiệu đã được bảo hộ đầy đủ?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Đúng như vậy. Doanh nghiệp không nên đồng nhất tên doanh nghiệp, tên thương mại và nhãn hiệu thành một khái niệm. Mỗi đối tượng có căn cứ xác lập, phạm vi sử dụng và cơ chế bảo vệ khác nhau.
Vì thế, khi xây dựng thương hiệu, doanh nghiệp cần xem xét toàn diện từng lớp quyền thay vì chỉ dựa vào việc tên đó đã xuất hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trả tiền thuê thiết kế không có nghĩa mặc nhiên sở hữu toàn bộ quyền
- Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thiết kế logo, website, phần mềm, hình ảnh hoặc nội dung truyền thông. Nếu đã thanh toán đầy đủ thì doanh nghiệp có mặc nhiên sở hữu toàn bộ quyền đối với sản phẩm được tạo ra không?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Không nên mặc nhiên hiểu như vậy.
Trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, cần phân biệt giữa người trực tiếp sáng tạo và chủ sở hữu các quyền tương ứng. Việc doanh nghiệp trả tiền cho một dịch vụ thiết kế, lập trình hay sản xuất nội dung không có nghĩa mọi quyền đối với sản phẩm đều tự động được chuyển giao cho doanh nghiệp trong mọi trường hợp.
Muốn xác định chính xác phải xem nội dung hợp đồng, phạm vi giao việc, thỏa thuận giữa các bên và cơ chế pháp lý áp dụng đối với từng đối tượng.
Đây là lý do hợp đồng dịch vụ sáng tạo cần được soạn rất rõ. Ngoài việc quy định sản phẩm phải bàn giao là gì, doanh nghiệp cần làm rõ quyền sử dụng, quyền sửa đổi, công bố, khai thác thương mại, chuyển giao cũng như quyền đối với mã nguồn, file thiết kế gốc, dữ liệu hoặc các tài liệu nguồn có liên quan.
Nếu những vấn đề này không được quy định ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng đã trả tiền, đã sử dụng sản phẩm trong hoạt động kinh doanh nhưng sau đó vẫn phát sinh tranh chấp về phạm vi quyền.
Tài sản do nhân viên tạo ra cũng phải được quản trị bằng hồ sơ
- Còn đối với logo, phần mềm, tài liệu, hình ảnh hoặc các sản phẩm sáng tạo do nhân viên thực hiện trong quá trình làm việc, quyền được xác định như thế nào?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Không nên chỉ dựa vào quan niệm rằng “nhân viên làm trong giờ làm việc thì tất cả mặc nhiên thuộc doanh nghiệp”. Việc xác định quyền cần xem xét nhiệm vụ được giao, nguồn lực được sử dụng, thỏa thuận giữa các bên và quy định áp dụng đối với từng loại sản phẩm.
Ở góc độ quản trị, doanh nghiệp nên quy định rõ ngay trong hợp đồng lao động, hợp đồng giao việc hoặc quy chế nội bộ về việc tạo lập, sử dụng, quản lý và bàn giao các tài sản trí tuệ.
Đặc biệt, khi nhân sự nghỉ việc, phải có cơ chế bàn giao tài liệu, dữ liệu, mã nguồn, tài khoản quản trị, file thiết kế và các sản phẩm sáng tạo có liên quan.
Một rủi ro khá phổ biến là sản phẩm được nhiều người cùng thực hiện nhưng doanh nghiệp lại không lưu hồ sơ về quá trình tạo lập. Khi tranh chấp phát sinh, doanh nghiệp rất khó chứng minh ai được giao nhiệm vụ, ai phê duyệt, sản phẩm được tạo ra trong điều kiện nào và quyền giữa các bên đã được thỏa thuận ra sao.
Do đó, cùng với hợp đồng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình giao nhiệm vụ, nghiệm thu, lưu hồ sơ và xác định người có thẩm quyền phê duyệt. Với freelancer, agency hay đối tác bên ngoài cũng phải thống nhất từ đầu về quyền sở hữu, phạm vi sử dụng và nghĩa vụ bàn giao.
Có ý tưởng trước không đồng nghĩa được độc quyền ý tưởng
- Nhiều cá nhân, doanh nghiệp cho rằng “tôi nghĩ ra ý tưởng kinh doanh trước nên muốn đăng ký bản quyền để không ai được làm giống”. Về pháp lý cần hiểu vấn đề này như thế nào?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Đây là một nhầm lẫn khá phổ biến.
Không phải cứ nghĩ ra một ý tưởng trước thì người đó mặc nhiên có độc quyền đối với toàn bộ ý tưởng kinh doanh. Cần phân biệt ý tưởng với hình thức thể hiện cụ thể của ý tưởng và với những giải pháp có thể thuộc các cơ chế bảo hộ khác.
Khi doanh nghiệp có một ý tưởng, câu hỏi tiếp theo phải là ý tưởng đó đã được cụ thể hóa thành gì: một tác phẩm, một dấu hiệu nhận diện, một giải pháp kỹ thuật, một kiểu dáng hay một thông tin bí mật?
Chỉ khi xác định được bản chất của đối tượng thì mới có thể lựa chọn cơ chế bảo vệ phù hợp.
Vì vậy, thay vì chỉ nói “tôi muốn đăng ký ý tưởng”, doanh nghiệp nên xem xét toàn bộ quá trình từ hình thành, cụ thể hóa đến khai thác ý tưởng để xác định chính xác tài sản nào cần bảo vệ.
Muốn bảo vệ bí mật kinh doanh, doanh nghiệp phải thực sự giữ bí mật
- Đối với công thức, quy trình, dữ liệu khách hàng, giá nhập, chiến lược kinh doanh hay các thông tin kỹ thuật, doanh nghiệp phải làm gì để có cơ sở bảo vệ dưới góc độ bí mật kinh doanh?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Điều quan trọng là không phải cứ tài liệu được doanh nghiệp đóng dấu “mật” hoặc lưu trong máy tính nội bộ thì đương nhiên trở thành bí mật kinh doanh.
Thông tin phải đáp ứng các điều kiện tương ứng và doanh nghiệp phải có khả năng chứng minh mình có được thông tin một cách hợp pháp, đồng thời đã áp dụng những biện pháp cần thiết để duy trì tính bí mật.
Trong quản trị thực tế, doanh nghiệp nên phân quyền truy cập theo vị trí công việc, ký các thỏa thuận bảo mật phù hợp, quản lý việc sao chép và tải dữ liệu, lưu nhật ký hệ thống, quy định trách nhiệm khi sử dụng thiết bị cá nhân và đặc biệt kiểm soát việc bàn giao dữ liệu khi nhân sự nghỉ việc.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp cho rằng danh sách khách hàng là bí mật kinh doanh nhưng toàn bộ nhân viên đều có thể truy cập, tải xuống hoặc gửi ra ngoài mà không có bất kỳ cơ chế kiểm soát nào, thì khi xảy ra tranh chấp doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh mình đã thực sự áp dụng các biện pháp bảo mật.
Bảo vệ bí mật kinh doanh vì thế không chỉ là vấn đề của phòng pháp chế mà còn liên quan trực tiếp đến quản trị nhân sự, công nghệ thông tin và quy trình vận hành.
Phát hiện bị sao chép, việc đầu tiên là bảo toàn chứng cứ
- Khi phát hiện một đơn vị khác sử dụng nhãn hiệu, hình ảnh, nội dung hoặc sản phẩm có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp nên làm gì trước tiên?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Điều đầu tiên tôi khuyến nghị là không nên phản ứng chỉ bằng cảm xúc.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp vừa phát hiện dấu hiệu vi phạm đã lập tức đăng bài lên mạng xã hội, yêu cầu đối phương gỡ bỏ hoặc công khai tranh cãi. Nếu không kịp thời bảo toàn chứng cứ, việc xử lý sau này có thể trở nên khó khăn hơn.
Doanh nghiệp nên thực hiện một số công việc theo trình tự.
Trước hết là thu thập và bảo toàn chứng cứ về đối tượng quyền, thời điểm xảy ra hành vi, phạm vi sử dụng và nội dung được cho là xâm phạm.
Tiếp theo phải xác định chính xác doanh nghiệp đang có quyền gì, phạm vi bảo hộ đến đâu và có những tài liệu nào để chứng minh quyền đó.
Sau đó cần đánh giá chủ thể có hành vi vi phạm, mức độ vi phạm, kênh phân phối, phạm vi ảnh hưởng và thiệt hại có thể phát sinh.
Trên cơ sở đó mới lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Tùy từng vụ việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc thương lượng, yêu cầu chấm dứt hành vi, áp dụng biện pháp hành chính, dân sự hoặc các biện pháp pháp lý khác theo quy định.
Việc lựa chọn công cụ xử lý phải dựa trên mục tiêu thực tế của doanh nghiệp. Có trường hợp mục tiêu ưu tiên là buộc hành vi vi phạm chấm dứt nhanh; có trường hợp cần bảo vệ thị trường, hạn chế thiệt hại hoặc chuẩn bị chứng cứ cho quá trình giải quyết tranh chấp.
Sở hữu trí tuệ phải trở thành một phần của quản trị doanh nghiệp
- Nếu phải đưa ra một khuyến nghị ngắn gọn cho doanh nghiệp về quản trị sở hữu trí tuệ, Luật sư sẽ nhấn mạnh điều gì?
Luật sư - Trọng tài viên Hà Thị Ngọc: Tôi cho rằng doanh nghiệp không nên chờ đến khi bị sao chép thương hiệu, mất dữ liệu hay phát sinh tranh chấp mới bắt đầu kiểm tra mình có những quyền gì.
Quản trị sở hữu trí tuệ nên được bắt đầu bằng việc kiểm kê tài sản. Doanh nghiệp cần biết mình đang có nhãn hiệu nào, phần mềm nào, nội dung nào, dữ liệu nào, bí quyết nào; những tài sản đó do ai tạo ra; quyền đã được xác lập đến đâu; hợp đồng đang quy định như thế nào; ai có quyền truy cập và chứng cứ đang được lưu giữ ở đâu.
Sau bước nhận diện là lựa chọn cơ chế bảo vệ phù hợp: đăng ký khi cần thiết, hoàn thiện hợp đồng, thiết lập quy trình bảo mật, quản lý quyền truy cập và duy trì hồ sơ chứng minh quá trình tạo lập, sử dụng tài sản.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng thị trường hoặc đưa sản phẩm ra nước ngoài, chiến lược bảo hộ sở hữu trí tuệ cũng cần được tính toán từ sớm, thay vì chỉ xử lý sau khi thương hiệu đã được đầu tư lớn.
Sở hữu trí tuệ ngày càng gắn trực tiếp với giá trị của doanh nghiệp. Một tên gọi, logo, phần mềm, nội dung, thiết kế, công thức hay dữ liệu có thể được hình thành mỗi ngày, nhưng nếu không được nhận diện và quản trị đúng cách thì doanh nghiệp có thể mất chính tài sản do mình tạo dựng.
Vì vậy, bảo vệ sở hữu trí tuệ cần được đặt vào hệ thống quản trị doanh nghiệp ngay từ đầu. Đó không đơn thuần là công việc của luật sư khi tranh chấp xảy ra, mà phải là một phần của chiến lược kinh doanh, quản trị nhân sự, hợp đồng, dữ liệu và phát triển thương hiệu.
Mai Anh
