Ký hợp đồng điện tử thế nào để đủ giá trị chứng minh khi xảy ra tranh chấp?

Cùng với quá trình chuyển đổi số, nhiều thủ tục vốn được thực hiện bằng giấy đang dần chuyển lên môi trường điện tử. Một hợp đồng trước đây phải in, ký, đóng dấu rồi chuyển phát giữa các bên thì nay có thể được gửi, xác nhận và hoàn tất trong thời gian ngắn trên nền tảng số.

Tuy nhiên, sự thuận tiện đó cũng đặt ra nhiều câu hỏi pháp lý và thực tiễn: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy hay không? Ký bằng phương thức nào để xác định đúng người có thẩm quyền? Nếu một bên phủ nhận chữ ký hoặc cho rằng nội dung hợp đồng đã bị thay đổi thì chứng minh bằng cách nào? Trường hợp dữ liệu bị mất, nền tảng ngừng hoạt động hoặc doanh nghiệp thay đổi hệ thống lưu trữ thì rủi ro thuộc về ai?

Xung quanh những vấn đề này, Ban biên tập có cuộc trò chuyện với Luật sư Nguyễn Văn Chương - Trọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam - Singapore (VSIAC), Phó Giám đốc Công ty Luật Quốc tế Yunnan & Taipei, và ông Nguyễn Sơn Đại Phát - Founder & CEO Công ty TNHH Trí Tuệ Interbra.

- Thưa Luật sư Nguyễn Văn Chương, trước hết cần hiểu như thế nào về giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử? Một hợp đồng được giao kết trên môi trường điện tử có giá trị tương đương hợp đồng truyền thống hay không?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Về nguyên tắc, pháp luật không phủ nhận giá trị pháp lý của thông tin chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Vì vậy, một hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử không mặc nhiên mất giá trị pháp lý chỉ vì không tồn tại dưới dạng văn bản giấy truyền thống.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng một file PDF có gắn hình ảnh chữ ký hay một tài liệu được gửi qua email chưa đương nhiên đồng nghĩa với việc giao dịch đã an toàn về mặt pháp lý.

Khi đánh giá một hợp đồng điện tử, cần xem xét tổng thể nhiều yếu tố: chủ thể giao kết là ai; người thực hiện việc ký có đúng thẩm quyền hay không; ý chí của các bên có được thể hiện rõ ràng; phương thức xác thực người ký có đủ độ tin cậy; nội dung hợp đồng có được bảo đảm toàn vẹn sau khi ký; thời điểm gửi, nhận và ký có xác định được; cuối cùng là dữ liệu có thể truy xuất để sử dụng khi cần chứng minh giao dịch hay không.

Do đó, giá trị của hợp đồng điện tử không chỉ nằm ở “hình thức điện tử”, mà còn nằm ở quy trình tạo lập, xác nhận, ký và lưu trữ dữ liệu.

- Ông Nguyễn Sơn Đại Phát, từ góc nhìn của doanh nghiệp công nghệ, đâu là động lực lớn nhất khiến doanh nghiệp chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Yếu tố dễ thấy nhất là tốc độ và khả năng tối ưu quy trình.

Đối với doanh nghiệp có nhiều khách hàng, đối tác hoặc nhân sự làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, quy trình in hợp đồng, ký, chuyển phát rồi lưu hồ sơ giấy mất khá nhiều thời gian và chi phí. Khi chuyển sang môi trường điện tử, toàn bộ quá trình có thể được rút ngắn đáng kể.

Ngoài việc giảm thời gian giao kết, doanh nghiệp còn có thể quản lý tập trung trạng thái hợp đồng: tài liệu nào đang chờ ký, ai đã ký, thời điểm nào đã hoàn tất, hợp đồng nào sắp hết hạn hoặc cần gia hạn.

Nhưng thực tế triển khai cho thấy, công nghệ chỉ là một phần. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp phải thay đổi quy trình nội bộ. Nếu vẫn quản trị theo cách cũ nhưng chỉ thay tờ giấy bằng một file điện tử thì hiệu quả và mức độ an toàn chưa chắc được cải thiện.

Phải chứng minh được “đúng người, đúng hợp đồng”

- Thưa Luật sư Nguyễn Văn Chương, một vấn đề doanh nghiệp rất quan tâm là làm sao chứng minh người ký trên môi trường điện tử chính là người có thẩm quyền?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất.

Khi các bên đang hợp tác bình thường, việc ký điện tử thường diễn ra rất thuận lợi. Nhưng nếu tranh chấp xảy ra và một bên phủ nhận rằng “tôi không ký hợp đồng này”, lúc đó doanh nghiệp phải chứng minh được ít nhất ba vấn đề.

Thứ nhất, ai là người thực hiện hành vi ký.

Thứ hai, người đó có đủ thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền hợp pháp để ký hay không.

Thứ ba, chính xác tài liệu nào đã được người đó chấp thuận và nội dung của tài liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào việc một hình ảnh chữ ký xuất hiện trên hợp đồng. Điều cần quan tâm là cơ chế xác thực phía sau chữ ký đó.

Tùy tính chất và giá trị của giao dịch, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức xác thực phù hợp. Với những hợp đồng giá trị lớn hoặc có mức độ rủi ro cao, yêu cầu về nhận diện chủ thể, xác thực người ký và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu cần chặt chẽ hơn.

- Thưa ông Nguyễn Sơn Đại Phát, trong quá trình triển khai nền tảng điện tử, doanh nghiệp thường vướng ở khâu nào nhất?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Nhiều người nghĩ khó khăn lớn nhất là công nghệ, nhưng thực tế phần lớn vấn đề lại nằm ở quy trình và cách con người sử dụng hệ thống.

Ví dụ, hợp đồng có thể được gửi đúng địa chỉ email nhưng người thực hiện thao tác ký lại là nhân viên của đối tác; tài khoản ký có thể được nhiều người cùng sử dụng; số điện thoại nhận mã xác thực không được kiểm soát; hoặc người ký trên hệ thống không phải người có thẩm quyền theo đăng ký doanh nghiệp hay giấy ủy quyền.

Do đó, một nền tảng tốt cần đi kèm với quy trình quản trị người dùng rõ ràng.

Doanh nghiệp phải xác định được ai có quyền tạo hợp đồng, ai có quyền gửi, ai có quyền phê duyệt và ai được phép ký. Song song với đó là cơ chế lưu lại nhật ký thao tác để khi cần có thể truy xuất được quá trình giao kết.

- Vì sao trong hợp đồng điện tử, doanh nghiệp phải quan tâm đến cả quá trình giao kết thay vì chỉ lưu bản hợp đồng cuối cùng, thưa Luật sư?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Bởi khi tranh chấp xảy ra, bản hợp đồng cuối cùng chưa chắc là chứng cứ duy nhất cần xem xét.

Cơ quan giải quyết tranh chấp có thể phải đánh giá cả quá trình: bên nào tạo lập hợp đồng; phiên bản nào được gửi đi; gửi vào thời điểm nào; ai nhận; người nhận có xác nhận hay không; thời điểm ký là khi nào; sau khi ký nội dung có bị thay đổi hay không.

Các dữ liệu như email, lịch sử gửi nhận, nhật ký hệ thống, thông tin xác thực hay lịch sử thay đổi phiên bản đều có thể trở thành những căn cứ quan trọng.

Do đó, doanh nghiệp không nên quản lý hợp đồng điện tử bằng tư duy “chỉ cần tải bản PDF cuối cùng về là xong”.

Một hệ thống quản trị tốt phải có khả năng tái hiện được lịch sử giao dịch.

- Ông Nguyễn Sơn Đại Phát, một quy trình giao kết điện tử nên được thiết kế như thế nào để vừa thuận tiện vừa kiểm soát rủi ro?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Theo tôi, cần thiết kế quy trình theo từng bước rõ ràng.

Đầu tiên là khâu tạo lập hợp đồng và kiểm soát phiên bản. Sau đó là bước xác định đúng người nhận, người có thẩm quyền ký, phương thức xác thực và thứ tự ký nếu có nhiều bên.

Tiếp theo là hệ thống cần ghi nhận được thời điểm gửi, thời điểm mở tài liệu, thời điểm xác nhận và thời điểm hoàn tất ký.

Sau khi hợp đồng được ký, dữ liệu không nên chỉ nằm trên hệ thống dưới dạng một file hoàn chỉnh mà còn phải lưu được lịch sử giao dịch liên quan.

Điều này giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát tốt quy trình nội bộ, vừa có cơ sở để xử lý nếu phát sinh tranh chấp về sau.

- Thưa Luật sư Nguyễn Văn Chương, nếu doanh nghiệp gửi sai thông tin, sai người nhận hoặc hai bên ký nhầm hai phiên bản khác nhau thì xử lý thế nào?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Điều đầu tiên là doanh nghiệp không nên âm thầm sửa tài liệu đã được ký.

Cần xác định rõ sai sót xảy ra ở giai đoạn nào, phiên bản nào đã được các bên thực sự chấp thuận và việc sửa đổi sau đó có được các bên thống nhất hay không.

Tùy từng trường hợp, các bên có thể lập văn bản xác nhận, lập phụ lục, thỏa thuận sửa đổi hoặc ký lại một tài liệu mới.

Điểm quan trọng là phải giữ được dấu vết pháp lý của quá trình xử lý.

Nếu phiên bản cũ bị xóa hoàn toàn và thay bằng một phiên bản mới mà không có bất kỳ lịch sử nào, chính doanh nghiệp có thể làm yếu khả năng chứng minh của mình khi xảy ra tranh chấp.

- Từ góc độ công nghệ, việc quản lý phiên bản hợp đồng cần được thực hiện thế nào?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Mỗi hợp đồng nên có một mã nhận diện riêng và hệ thống phải kiểm soát được từng phiên bản.

Khi một phiên bản đã được gửi để ký hoặc đã hoàn tất ký, người dùng không nên có khả năng tự do chỉnh sửa nội dung cũ.

Nếu cần thay đổi, hệ thống nên tạo một phiên bản hoặc tài liệu mới, nhưng vẫn phải liên kết được với phiên bản trước.

Điều này rất quan trọng vì sau một thời gian dài, doanh nghiệp phải biết được đâu là hợp đồng gốc, đâu là phụ lục, đâu là bản sửa đổi và thứ tự hiệu lực của từng tài liệu.

- Thưa Luật sư, sau khi hợp đồng đã được ký, các bên có thể chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống hay phải lập phụ lục hoặc văn bản mới?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Về nguyên tắc quản trị rủi ro, không nên hiểu hợp đồng điện tử như một file Word có thể mở ra rồi sửa trực tiếp bất cứ lúc nào.

Một khi tài liệu đã được các bên xác nhận, việc sửa đổi phải thể hiện được ý chí thống nhất mới của các bên.

Tùy từng trường hợp, có thể sử dụng phụ lục hợp đồng, thỏa thuận sửa đổi hoặc một thông điệp dữ liệu mới. Điều quan trọng là tài liệu sau phải xác định rõ đang sửa nội dung nào của hợp đồng trước, thời điểm sửa đổi có hiệu lực và những chủ thể nào đã chấp thuận.

Cách làm này giúp bảo đảm chuỗi lịch sử của giao dịch và tránh tranh cãi về việc nội dung nào là nội dung cuối cùng có hiệu lực.

- Ông Nguyễn Sơn Đại Phát, trong thực tế, doanh nghiệp nên thiết lập phân quyền như thế nào để tránh nhân viên tự ý chỉnh sửa hoặc gửi nhầm hợp đồng?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Hệ thống cần phân quyền theo từng vai trò.

Người soạn thảo chưa chắc là người được quyền phê duyệt. Người được quyền gửi tài liệu cũng chưa chắc có quyền ký. Và sau khi hợp đồng đã hoàn tất, quyền chỉnh sửa phải được kiểm soát rất chặt.

Với những hợp đồng quan trọng, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều cấp phê duyệt trước khi tài liệu được gửi ra ngoài.

Đây là điểm mà doanh nghiệp nhỏ đôi khi bỏ qua. Khi còn ít nhân sự, mọi người có thể sử dụng chung một tài khoản hoặc trao đổi tài liệu qua nhiều kênh khác nhau. Đến khi quy mô tăng lên, cách quản trị này dễ phát sinh rủi ro.

- Thưa Luật sư Nguyễn Văn Chương, giả sử sau khi ký hợp đồng, một bên tuyên bố “tôi không ký” hoặc cho rằng hợp đồng đã bị sửa đổi, doanh nghiệp cần dựa vào những dữ liệu nào?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Khi đó, dữ liệu điện tử trở thành một phần rất quan trọng của quá trình chứng minh.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào một yếu tố duy nhất. Tùy vào phương thức giao kết, có thể cần kết hợp nhiều nhóm dữ liệu như chữ ký điện tử, chữ ký số, thông tin về thời điểm ký, nhật ký hệ thống, email gửi nhận, mã xác thực, lịch sử phiên bản, dữ liệu xác nhận và những thông tin kỹ thuật có liên quan.

Mục tiêu là hình thành được một chuỗi thông tin có khả năng trả lời năm câu hỏi cơ bản: Ai thực hiện giao dịch? Thực hiện hành vi gì? Vào thời điểm nào? Đối với tài liệu nào? Và tài liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không?

Nếu doanh nghiệp xây dựng được chuỗi dữ liệu này ngay từ đầu, khả năng bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp sẽ tốt hơn rất nhiều.

Ngược lại, nếu đến lúc xảy ra tranh chấp mới bắt đầu tìm email, tìm lịch sử đăng nhập hoặc kiểm tra ai đã sử dụng tài khoản ký thì có thể đã quá muộn.

- Nếu nhà cung cấp nền tảng ngừng hoạt động hoặc doanh nghiệp chuyển sang hệ thống mới thì làm sao bảo đảm dữ liệu không bị mất, thưa ông Nguyễn Sơn Đại Phát?

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Đây là vấn đề doanh nghiệp cần tính đến ngay từ khi lựa chọn giải pháp.

Không nên để toàn bộ chứng cứ về hợp đồng chỉ tồn tại trên máy chủ của nhà cung cấp mà doanh nghiệp không có khả năng sao lưu hoặc xuất dữ liệu.

Ngay từ đầu cần xem xét các vấn đề như: doanh nghiệp có thể tải dữ liệu về hay không; dữ liệu được xuất ở định dạng nào; lịch sử giao dịch và nhật ký ký có được xuất đầy đủ hay không; thời hạn lưu dữ liệu là bao lâu; nếu chấm dứt dịch vụ thì việc bàn giao dữ liệu được thực hiện thế nào.

Bên cạnh bản hợp đồng hoàn chỉnh, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các dữ liệu chứng minh quá trình giao kết.

Nếu chỉ lưu được tài liệu cuối cùng nhưng mất toàn bộ lịch sử xác thực thì khi có tranh chấp, giá trị chứng minh của hồ sơ có thể bị ảnh hưởng.

- Từ kinh nghiệm thực tế, hai ông cho rằng doanh nghiệp cần ưu tiên những việc gì khi chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử?

Luật sư Nguyễn Văn Chương: Theo tôi, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc rà soát lại quy trình pháp lý nội bộ.

Trước tiên phải xác định rõ thẩm quyền: ai có quyền ký loại hợp đồng nào, giới hạn giá trị ra sao, trường hợp nào phải có giấy ủy quyền.

Sau đó mới đến phương thức xác thực người ký, cách quản lý sửa đổi, lưu trữ và khả năng truy xuất dữ liệu.

Một nguyên tắc quan trọng là mức độ kiểm soát phải tương xứng với mức độ rủi ro của giao dịch. Không nhất thiết mọi hợp đồng đều áp dụng cùng một quy trình, nhưng những hợp đồng có giá trị lớn hoặc tiềm ẩn tranh chấp cao phải có cơ chế kiểm soát chặt hơn.

Ông Nguyễn Sơn Đại Phát: Tôi cho rằng doanh nghiệp không nên nhìn hợp đồng điện tử như một phần mềm độc lập mà phải coi đây là một phần của hệ thống quản trị.

Muốn triển khai hiệu quả phải đồng thời giải quyết ba yếu tố: công nghệ, quy trình và con người.

Công nghệ phải đủ khả năng xác thực và lưu dấu vết giao dịch. Quy trình phải rõ người, rõ quyền hạn và rõ từng bước xử lý. Còn người sử dụng phải được hướng dẫn để không sử dụng chung tài khoản, không chuyển thông tin xác thực tùy tiện và không tự ý thay đổi tài liệu đã ký.

Khi ba yếu tố này đi cùng nhau, hợp đồng điện tử mới thực sự giúp doanh nghiệp giảm chi phí mà vẫn kiểm soát được rủi ro.

Hợp đồng điện tử đang trở thành một phần ngày càng phổ biến trong hoạt động thương mại. Tuy nhiên, chuyển đổi từ giấy sang điện tử không chỉ là thay một chữ ký bằng thao tác trên màn hình.

Phía sau một giao dịch điện tử an toàn là cả một quy trình gồm xác định đúng chủ thể, kiểm soát thẩm quyền, tạo lập và gửi đúng phiên bản, xác thực người ký, bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung, quản lý việc sửa đổi, lưu trữ dữ liệu và duy trì khả năng truy xuất khi cần.

Khi tranh chấp phát sinh, điều quan trọng không chỉ là doanh nghiệp có một bản hợp đồng để xuất trình, mà còn phải chứng minh được ai đã ký, ký khi nào, ký vào nội dung nào và dữ liệu có được giữ nguyên sau thời điểm giao kết hay không.

Vì vậy, hợp đồng điện tử chỉ thực sự phát huy giá trị khi doanh nghiệp coi việc quản trị dữ liệu và chứng cứ là một phần của quá trình giao kết ngay từ đầu, thay vì chờ đến khi tranh chấp xảy ra mới bắt đầu đi tìm chứng cứ.

Mai Anh